Types of commercial offices

دفاتر تجاری چیست و انواع دفاتر تجاری کدامند؟

هر فرد حقیقی یا حقوقی که اقدام به کار تجاری کند، تاجر نامیده می‌شود. تجارت به معاملات بزرگ و کوچکی گفته می‌شود که همواره تاجر انجام می‌دهد. بر طبق ماده ۱۶ قانون تجارت هر تاجر موظف است تا از دفاتری به‌ نام دفاتر تجاری، به منظور ثبت کلیه معاملات و خرید و فروش‌هایش در طول یک روز و یک هفته و یک سال معین و مشخص استفاده کند.

دفاتر تجاری چیست؟

 

همون طور که پیش‌تر هم به آن اشاره شد؛ دفاتر تجاری برای نظم دادن به فعالیت‌های یک تاجر است. این دفاتر کمک می‌کند تا تمام فعالیت‌ها ثبت شده باشند.

البته برای کسبه جزء، داشتن این دفاتر الزامی نیست ولی برای تجار الزامی است.

معایبی که نداشتن دفاتر تجاری برای تاجر به ارمغان می‌آورد:

1. مالیات علی الراس محاسبه می‌شود. یعنی مامور مالیاتی اوضاع و احوال تجارتخانه را مشاهده و با توجه به آن مالیات را محاسبه می‌کند.

2. بر طبق ماده 15 قانون تجارت، برای تاجر جزای نقدی مقرر می‌شود.

3. به تقصیر با تشخیص دادگاه، قاضی می‌تواند صدور حکم ورشکستگی به تقصیر نماید.

 

معرفی انواع دفاتر تجاری

چهار نوع دفتر تجاری وجود دارد که داشتن آن‌ها برای تاجرین و هر کسبه‌ای که مشمول مالیات است، الزامی است. به جز افرادی که کسبۀ خورد هستند؛ کلیه اشخاصی که به امر تجارت اشتغال دارند خواه ایرانی بوده و خواه غیرایرانی باشند باید در مدتی که تعیین گردیده اسم خود را در آن دفتر تجارتی ثبت نمایند.

این دفاتر به شرح زیر هستند:

دفتر روزنامه:

هر تاجر، چه حقیقی و چه حقوقی، باید در دفتر روزنامه، همه روزه مطالبات، دیون و دادوستدهای تجارتی و معاملات در رابطه با اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش) و بطور کلی جمع واردات و صادرات تجارتی به هر اسم و رسمی که باشد را ثبت نماید و تمامی وجوهی که برای مخارج شخصی است را برداشت نماید.

بر طبق ماده 7 قانون تجارت، حداکثر مهلت حداکثر مهلت تاخیر می تواند 7 روز باشد البته این مهلت برای تجاری که دارای ثبت ماشینی هستند به 15 روز افزایش می یابد تأخیر می‌تواند 7 روز باشد البته این مهلت برای تجاری که دارای ثبت ماشینی هستند به 15 روز افزایش می‌یابد .

نمونه دفتر روزنامه

دفتر روزنامه مانند سایر دفاتر قانونی، هر صفحه‌ی آن شماره گذاری شده است.

در مورد این مطلب هم بخون:   گواهی ارزش افزوده چیست؟ چگونه آن را اخذ کنیم؟
ردیفتاریخشماره دفتر کلشــــــــــرح بدهکار بستانکار
روز ماهریالریال
منقول از صفحه

ردیف:

در آغاز یک دوره مالی شماره ردیف از یك شروع می‌شود و شماره ردیف با شماره سند برابر می‌باشد و تا پایان دوره مالی ادامه دارد. در بعضی از دفاتر به جای ستون ردیف ، شماره روزنامه قید شده است .

تاریخ:

این بخش از دو ستون تشکیل شده است.

یک ستون مربوط به روز و دیگری مربوط به ماه است. معمولاً تاریخ سال مالی را در قسمت بالای این ستون در زیر كلمه تاریخ در ابتدای هر صفحه می‌نویسند .

اگر یک دفتر روزنامه برای چندسال متوالی مورد استفاده قرار گرفت، در هنگام شروع سال جدید‌، قید تاریخ سال جدید حتّی در وسط ستون ماه ( از همان جایی كه اوّلین فعالیت مالی سال جدید نوشته می‌شود) ضروری است. باید بدانید كه تاریخ روز و ماه باید در مقابل ثبت هر یک از فعالیت‌های مالی قید گردد .

شماره دفتر كل:

منظور شماره صفحة دفتر كل است. شماره صفحه‌ای که عنوان حساب در آنجا ثبت شده است. وقتی مبالغ مربوط به هر حساب از دفتر روزنامه به دفتـر كل منتـقل می‌شود شمارة صفحه دفتركل در این ستون ثبت می‌گردد. تكمیل این ستون در دفتر روزنامه نشان دهنده انتقال ثبت از دفتر روزنامه به دفتر كل است .

شرح:

دراین ستون، شرح مربوط به هر یک ازفعالیت‌های مالی ثبت می‌شود.

 

شماره سند:

در این ستون، شمارة سند به ترتیب نوشته می‌شود كه با شمارة ردیف مساوی و یكسان خواهد بود .


بدهكار:

در این ستون ، مبلغی كه یک حساب بدهكار گردیده دقیقاً در مقابل آن ثبت می‌شود .

بستانكار:

در این ستون ، مبلغی كه یک حساب بستانكار گردیده دقیقاً در مقابل آن ثبت می‌گردد.


دفتر کل

مبنای اصلی دفتر كل، فرم « T» است. دفتر کل دفتری است که باید کلیه معاملات را حداقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به‌طور خلاصه ثبت شود که دارای ۸ ستون شامل :

شماره ثبت در دفتر روزنامه، تاریخ، شرح، عطف، بدهکار، بستانکار، تشخیص و مانده است.

نمونه دفتر کل

 

شماره 1دفتر کل
بستانکاربدهکارشرحشماره روزنامهتاریخ
ماهروز
جمع ستون ها بدهکار و بستانکارجمع
مانده

تاریخ

تاریخ برای هر سرفصل باید همان تاریخ ثبت در دفتر روزنامه را به دفتر کل انتقال داد.

شرح

این ستون برای نوشتن هر نوع شرح حساب ضروری می‌باشد.

عطف روزنامه ب

بیانگر شماره صفحه‌ای که این سرفصل در دفتر روزنامه به ثبت رسیده.

در مورد این مطلب هم بخون:   استعلام اعتبار کارت بازرگانی | نحوه استعلام کارت بازرگانی

بدهکار

این ستون در حسابداری همان نشان دهنده مبلغ بدهکار سند می‌باشد که در دفتر روزنامه نیز در ثبت شده است

بستانکار

بیانگر اعدادی می‌باشد که در ستون بستانکار دفتر روزنامه نوشته شده‌اند.

 

دفتر دارایی

هر تاجر باید هر سال از تمام دارایی ها‏ی منقول و غیرمنقول، بدهی، دیون و مطالبات سالهای گذشته را تفکیک شده و کامل و به ترتیب در دفتر دارای ثبت و امضا نماید. این کار باید تا ۱۵ قبل از فروردین سال بعد صورت بگیرد.

اگر شخص حقوقی و شرکت آن فعالیت داشته باشد، باید دفاتر را تحویل دارایی دهد. در غیر این صورت مشمول جرائم مالیاتی خواهند شد.

 

نمونه دفتر دارایی

تا تاریخاز تاریخ
ريالريال
حق امتیاز استفاده از خدمات عمومی
سرقفلی محل کسب
سایر دارایی‌های نامشهود
 

 

13- سرمايه گذاری‌های بلندمدت

تا تاریخاز تاریخ
ريالريال
سرمايه گذاري درسهام شركت‌ها
اوراق مشارکت
سپرده‌های سرمايه گذاری بلند مدت بانكی 

دفتر کپیه

مطابق ماده 10 قانون تجارت دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات مخابرات و صورت حساب‌های صادره و وارده خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید. بنابراین می‌توان گفت دفتر کپیه، بایگانی تاجر است. دفتر کپیه به این صورت امروزه دیگر مورد استفاده نیست و تجار به جای آن از دفتر اندیکاتور ( نامه نما ) استفاده می‌کنند.

 

نمونه دفتر کپیه

این روزها به جای دفتر کپیه از دفتر اندیکاتور استفاده می‌شود. نمونه دفتر اندیکاتور به صورت زیر است:

ردیفشماره اندیکاتورشماره نامهتاریخ نامه واردهتاریخ دریافتنامه وارده/صادرهعطف به نامه شمارهپیرو نامه شمارهاز/به شرکتبه شخصرونوشت بهموضوع نامهپیوستارجاع بهتاریخ ارعاجدستور لازمتاریخ اجرا

سایر دفاتر تجاری

علاوه بر دفاتری که تا اینجا گفته شد و نگهداری آن‌ها اجباری است. هر بازرگانان می‌تواند متناسب با احتیاج خود از دفاتر دیگری مانند دفتر معین، دفتر صندوق، دفتر ضمانت نامه، دفتر ثبت برات تجاری و… را داشته باشد. اکثر مؤسسات بزرگ و بانک‌ها غیر از دفاتر قانونی و اجباری‌، دفاتر اختیاری متعدد متداول است .

بر طبق ماده 14 قانون تجارت، دفاتر تجارى و سایر دفاترى که تجار براى امور تجارتى خود به ‌کار مى‌برند، در صورتى‌ که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشند، بین تجار در امور تجارتى سندیت خواهند داشت؛ در غیر این ‌صورت فقط علیه صاحب آن معتبر خواهند بود. بنابراین دفاتر استفاده شده باید مطابق مقررات تنظیم شده باشد.

شیوه نگه‌داری دفاتر تجاری

موارد زیر نباید اتفاق بیفتد:

1. فضای سفید گذاشتن در هر صفحه بیش از حد معمول در دفاتر قانونی و همچنین سفید ماندن تمام یا یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه و مشاغل در اثناء عملیات و مسائل دیگری که در آیین نامه تدوین .

2. قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی و نوشتن بین سطور و حاشیه آن‌ها

3. تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر قانونی

4. عدم ثبت خلاصه عملیات شعب در دفاتر مرکز

5. محو یا ناپدید کردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر و با هرگونه وسایل شیمیایی و نظایر آن‌ها

6. خارج شدن دفاتر ارائه شده از پلمپ به هر نحو نباید اتفاق بیفتد

7. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور

8. فقدان یک یا چند برگ

9. عدم ارائه آیین نامه یا دستورالعمل‌های کار ماشین و برنامه‌های آن در اشخاصی که از سیستم‌های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می‌نماید.

10. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه

11. استفاده از دفاتر نانویس سال یا سال های قبل، در صورتی که مشخصات آن‌ها در مهلت مقرر در ماده 17 آیین نامه (ظرف 30 روز از تاریخ شروع سال مالیاتی یا مالی)، به حوزه مالیاتی ذیربط اعلام نشده باشد.

12. عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی به شرط احراز

13. تقدم ثبت یک یا چند معامله، نسبت به تاریخ وقوع آن‌ها

14. عدم صدور صورت حساب و یا عدم درجه شماره اقتصادی و همچنین عدم رعایت دستورالعمل‌های صادره از وزارت امور اقتصادی و دارایی.

15. عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده، مگر آن که در آن‌ها چیزی نوشته نشده باشد.

16. بستانکار شدن حساب‌های بانکی و نقدی، مگر اینکه حساب‌های بانکی با صورت حساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب‌های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخیر ثبت حساب‌ها یا دریافت و پرداخت باشد، که در این صورت موجب رد دفتر نیست.

17. اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات، در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 10 آیین نامه اقدام نشده باشد. بر طبق تبصره ماده 10 آیین نامه، اشتباهات حساب حاصل در ثبت عملیات، در صورتی که بعدأ در اثنای عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و به اصطلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

همواره در حفظ و نگه‌داری دفاتر تجاری کوشا باشید.

 

عواقب عدم نگهداری از دفاتر تجاری:

1. ضمانت اجرای کیفری:

اگر شخص نتواند به درستی از دفاتر خود نگهداری کند، به مجازات ورشکستگی به تقصیر از 6 ماه تا 2 سال حبس محکوم می‌شود.

2. ضمانت اجرای مدنی:

در صورت عدم نگهداری صحیح دفاتر، شخص ثالث می‌تواند جبران خسارتی که به او وارد شده است را درخواست کند.

در مورد این مطلب هم بخون:   مالکیت معنوی ثبت برند چیست؟

نظرات خود را برایمان بنویسید