برای افرادی که شرکت خود را به راه انداخته‌اند. گاهی این سؤال مطرح می‌شود که اگر شرکت‌شان نیاز به تغییرات داشته باشد چطور باید به صورت قانونی این تغییرات را اعمال کنند.

در این مقاله ما قصد داریم به بررسی مراحل ثبت تغییرات شرکت، نحوه اعمال تغییرات، مدارک لازم و هزینه‌های ثبت تغییرات شرکت بپردازیم.

تغییرات شرکت

بعد از اینکه شرکت خود را به ثبت رسانده‌اید. بعد از بررسی اساسنامه شرکت برای اینکه محدوده اختیارارت مدیران، هیئت‌مدیره، سهامداران و مجمع مشخص شود. می‌توانید تغییرات زیر را در شرکت‌تان اعمال کنید:

• تمدید مدیران یا تغییر سمت‌ها ( این موارد معمولأ از اختیارات هیئت مدیره می‌باشد و نیاز به مجمع نیست. )

• تغییر در اساسنامه مانند آدرس شرکت یا نام یا موضوع فعالیت یا بندی از اساسنامه ( این موارد معمولأ جزو اختیارات مجمع عمومی به طور فوق‌العاده می‌باشد. )

• تغییر در میزان سهام، یا اضافه شدن شریک جدید و موضوعاتی از این قبیل ( این موارد هم معمولأ در اختیار مجمع عمومی می‌باشد. )

برای اینکه بتوانید این تغییرات را به صورت قانونی اعمال کنید با این مقاله همراه باشید. مراحل ممکن است کمی گیج کننده به نظر برسند پس اگر سؤالی داشتید و یا احساس کردید که نیاز به مشاوره و راهنمایی دارید می‌توانید از مؤسسه ثبت کاف کمک بگیرید.

مراحل ثبت تغییرات شرکت

اینکه شما چه تغییری را در شرکت اعمال کرده‌اید مهم است. مراحل برای هر یک از تغییرات متفاوت است ولی به طور کلی به شرح زیر است:

1. تنظیم صورت‌جلسه و امضا تمام اوراق توسط شرکا

2. مراجعه به سامانه‌ی اداره‌ی ثبت شرکت‌ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir

3. بارگذاری مدارک و درج اطلاعات خواسته شده در سامانه‌ی فوق

4. ارسال مدارک از طریق پست به اداره ثبت شرکت‌ها

5. مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها و پرداخت هزینه‌های قانونی مقرر جهت اخذ آگهی تغییرات

6. پرداخت هزینه روزنامه رسمی

7. صدور آگهی

حال به تفکیک به چند نمونه از متداول‌ترین تغییرات شرکت‌ها و مراحل آن‌ها می‌پردازیم:

• نقل و انتقال شرکت

1. حضور در جلسه و امضای صورت‌جلسه.

2. عدم نیاز به گواهی مالیات در مورد شرکت‌های با مسئولیت محدود ( اگر نقل و انتقال سهم بین خودشان صورت گیرد)

3. گواهی نقل و انتقال ( گرفتن مفاصا) از اداره دارایی در صورت تغییرات نقل و انتقال در شرکت سهامی.

4. پرداخت مالیات 4 درصد نقل و انتقال در مورد سهام با نام و بی‌نام.

5. عدم ثبت آگهی در مورد ثبت تغییرات شرکت نقل و انتقال سهام در صورت نداشتن گواهی مالیاتی.

• تغییر آدرس شرکت

الف: شرکت با مسئولیت محدود:

1. تنظیم صورت‌جلسه‌ی مربوط به موضوع تغییر آدرس در مجمع عمومی فوق‌العاده که کلیه‌ی اعضای شرکت ( شرکا) با قید کردن مقدار سهام خود باید آن را به امضاء برسانند.

2. اگر تعداد شرکا زیاد باشد؛ هیأت نظارت انتخاب شده و اسامی اعضای هیأت نظارت در صورت‌جلسه تنظیمی درج می‌گردد و آن‌ها باید صورت‌جلسه را امضا کنند. این صورت‌جلسه باید حداکثر یک‌ماه بعد از تاریخی که مجمع تشکیل شده به وسیله اعضای شرکت یا وکیل رسمی آن به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل داده شود و ثبت گردد.

3. اگر در اساسنامه اختیار تغییر آدرس شرکت به هیأت‌مدیره داده شده است. هیأت‌مدیره باید صورت‌جلسه‌ای در رابطه با ثبت تغییر محل تنظیم نمایند و اگر تغییر محل از یک شهرستان به شهرستان دیگر صورت بگیرد پرونده شرکت مربوطه مطابق با درخواست هیأت‌مدیره و تنظیم و تصویب صورت‌جلسه به شهرستان مربوطه ارسال می‌شود.

ب: شرکت سهامی:

1. تشکیل جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده و تنظیم صورت جلسه که به امضای هیات رئیسه رسیده باشد.

2. رعایت تشریفات دعوت بر اساس قانون تجارت و اساسنامه شرکت. اگر اختیار تغییر محل شرکت در اساسنامه به هیأت‌مدیره شرکت داده شده باشد، هیأت‌مدیره با تنظیم صورت‌جلسه نسبت به ثبت تغییر محل شرکت اقدام می کند.چنانچه تغییر محل شرکت از یک شهرستان به شهرستان دیگر باشد، باید پرونده شرکت به شهرستان مربوطه با درخواست هیأت‌مدیره با تصویب و تنظیم صورت‌جلسه ارسال شود.

• تغییر موضوع شرکت

الف: شرکت با مسئولیت محدود:

1. تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده.

2. تنظیم صورت‌جلسه و امضای آن توسط شرکا همگی با قید کردن میزان سهام‌شان در شرکت.

3. مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها در صورت نیاز به اخذ مجوز از مراجع در رابطه با موضوع شرکت.

4. تحویل استعلام مربوط به مرجع ذی صلاح.

5. دریافت پاسخ استعلام در مهلت مقرر.

6. تحویل پاسخ استعلام و صورت‌جلسه به اداره ثبت.

7. امضای دفاتر ثبت بعد از تحویل مدارک توسط متقاضی.

ب: شرکت سهامی خاص:

1. تشکیل مجمع عمومی فوق العاده.

2. تنظیم یک صورت‌جلسه و امضای آن به وسیله اعضای هیأت‌رئیسه.

3. دریافت مجوز در صورت نیاز و با توجه به تشخیص کارشناس.
4. تهیه‌ی لیست سهامداران که در جلسه حضور داشتند و امضای آن‌ها.
5. تحویل اصل صورت‌جلسه، لیست سهامداران حاضر در جلسه، اصل روزنامه آگهی دعوت و مجوز اخذ شده به اداره ثبت شرکت‌ها.

• تغییر نام شرکت

الف: شرکت با مسئولیت محدود:

1. تشکیل مجمع عمومی فوق العاده.

2. تنظیم صورت‌جلسه و امضای کلیه شرکا با قید نمودن میزان سهام خود در شرکت.

3. انتخاب و عنوان نمودن نام اعضای هیأت‌نظارت در صورت‌جلسه در صورتی که تعداد شرکا بیش از دوازده نفر باشد.

4. امضای صورت‌جلسه توسط هیأت نظارت.

5. مراجعه‌ی یکی از شرکا یا وکیل شرکت به واحد تعیین نام اداره بعد از یک‌ماه.

6. ثبت آگهی بعد از تعیین نام و اخذ موافقت مسئول مربوطه.

ب: شرکت سهامی خاص:

1. تشکیل مجمع عمومی فوق العاده.

2. تنظیم صورت‌جلسه و امضای هیأت‌رئیسه.

3. انجام تشریفات دعوت مطابق اساسنامه شرکت و قانون تجارت.

4. تحویل اصل صورت‌جلسه و لیست سهامداران حاضر در جلسه که به امضای آن‌ها رسیده به اداره ثبت شرکت‌ها.

5. پرداخت حق الثبت جهت تغییر نام و تحویل فیش به اداره ثبت شرکت‌ها.

6. تحویل اصل روزنامه حاوی آگهی دعوت و مجوز اخذ شده به اداره ثبت شرکت‌ها.

7. تأیید نام انتخابی توسط مسئول تعیین نام اداره ثبت شرکت‌ها بعد از تحویل مدارک.

ثبت تغیرات شرکت به چند روش انجام می‌شود؟

ثبت تغییرات شرکت از طریق ثبت صورت‌جلسه انجام می‌شود. سه نوع صورت جلسه داریم:

1. ثبت تغییرات شرکت از طریق ثبت صورت‌جلسات هیأت‌مدیره

کسانی که سهام خود را برای شرکت ارائه می‌دهند هیأت‌مدیره هستند. رئیس هیأت‌مدیره از طریق سهامداران با تصمیم و رضایت خودشان حداقل به مدت دوسال انتخاب می‌شود. هیأت‌مدیره وظیفه دارد که یک نفر رئیس و یک نفر نایب رئیس انتخاب کند.

2. ثبت تغییرات شرکت از طریق تشکیل ثبت صورت‌جلسات مجمع عمومی فوق‌العاده

برای تشکیل یک مجمع عمومی فوق‌العاده باید دارندگان بیش از نصف سهامی که دارای حق رأی می‌باشند در جلسه حاضر شوند و زمانی با تغییرات موافقت خواهد شد که اکثریت دو سوم آراء نظری یکسان داشته باشند. ( البته اگر در اساسنامه شرکت اختیارات به هیأت‌مدیره یا هیأت رئیسه داده نشده باشد. )

3. ثبت تغییرات شرکت از طریق ثبت صورتجلسات مجمع عمومی عادی

منظور از مجمع عمومی عادی شرکت این است که تصمیمات کلی توسط مدیران گرفته می‌شود و روش انجام امور به اطلاع و تصویب شرکا می‌رسد. در این مجمع سهامداران فرصت این را به دست می‌آورند تا نظرات خود را اعلام کنند.

انواع صورت‌جلسه ثبت تغییرات شرکت‌ها به شرح زیر است:

 صورت‌جلسه تغییرات محل شرکت.

 صورت‌جلسه تغییرات موضوع فعالیت شرکت.

 صورت‌جلسه تغییرات الحاق به موضوع شرکت.

 صورت‌جلسه تغییرات اسم شرکت.

 صورت‌جلسه تغییرات افزایش سرمایه شرکت.

 صورت‌جلسه تغییرات کاهش سرمایه.

 صورت‌جلسه تغییرات ورود شریک یا سهامدار جدید به شرکت.

 صورت‌جلسه تغییرات خروج شریک یا سهامدار.

 صورت‌جلسه تغییرات نقل و انتقال سهام یا سهم‌الشرکه.

 صورت‌جلسه تغییرات انتخاب اعضای هیأت‌مدیره.

 صورت‌جلسه تغییرات انتخاب بازرسین (سهامی خاص)

 صورت‌جلسه تغییرات تصویب ترازنامه و سود و زیان سال مالی (سهامی خاص)

 صورت‌جلسه تغییرات اصلاح مفاد اساسنامه شرکت.

 صورت‌جلسه انحلال شرکت.

 صورت‌جلسه تأسیس یا انحلال شعبه.

 صورت‌جلسه پرداخت سرمایه تعهدی.

 صورت‌جلسه تغییرات تبدیل نوع سهام ( با نام به بی نام و بالعکس)

 صورت‌جلسه تغییرات یا تمدید مدیر تصفیه.

مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت

1) کپی برابر اصل مدارک شناسایی تمام شرکای جدید.

2) اصل مدارک شناسایی افرادی که خارج می‌شوند و حضور اشخاص خروجی در دفاتر اداره ثبت شرکت‌ها جهت امضاء.

3) لیست شرکا با میزان سهامشان.

4) کپی روزنامه آخرین تغییرات شرکت و هیأت مدیره.

5) کپی اساسنامه شرکت.

6) حضور تمامی شرکا و مدیر در صورت انحلال شرکت.

هزینه ثبت تغییرات شرکت

با توجه به تعداد صورت‌جلسات و میزان حجم متن آگهی تغییرات که می‌بایست در روزنامه رسمی چاپ گردد این هزینه متفاوت است. تعداد صورت جلسات به نوع تغییراتی که در شرکت اعمال می‌شود بستگی دارد. در صورتی که نیاز به استعلام دقیق آن دارید می‌توانید از متخصصین مؤسسه ثبت کاف کمک بگیرید.

نحوه اعمال تغییرات شرکت

بعد از تهیه مدارک و طی کردن همه مراحل، شما باید تغییرات ثبت شده در شرکت را در سایت اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت برسانید.

مراحل اعمال این تغییرات به شرح زیر است:

1. ابتدا باید فرم مربوطه را در سامانه اینترنتی http://irsherkat.ssaa.ir تکمیل نمایید.

2. اطلاعات شرکتی همچون شماره ثبت، شناسه ملی شرکت و نوع شرکت خود را وارد کنید.

3. باید اطلاعاتی همچون تکمیل نوع صورت‌جلسه خود، که به یکی از شیوه‌های مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی فوق‌العاده و … است، تکمیل مشخصات شخصی متقاضی، تعیین وکیل و یا نبودن متقاضی، تاریخ برگزاری جلسه پس از تکمیل آن باید بر روی فیلد پذیرش موقت را انتخاب کرده سپس به شما شماره 19 رقمی داده می‌شود که باید آن را نزد خود نگه دارید.

4. باید نوع تصمیم جلسه را تعیین نموده و سپس گزینه افزودن تصمیم جلسه را انتخاب نمایید.

5. اگر شما قصد تغییر نام دارید باید حداکثر 5 نام را به ترتیب الویت در فیلد درخواستی مشخص کنید.

6. باید تمام اسامی اعضای حاضر در جلسه به همراه سمت آن‌ها ذکر شود، وارد نمودن شماره ملی متقاضی و اگر غیر ایرانی باشد وارد نمودن شماره گذرنامه، وارد کردن اطلاعات شخصی، اگر شخص حقوقی باشد وارد کردن اطلاعات شماره ثبت، نام شخص شناسه ملی انجام شود. باید سمت اشخاص حاضر در جلسه، تعیین شود.

7. باید ارتباط اشخاص جلسه ( وکیل سهامدار بودن و یا نماینده سهامدار بودن) را تعیین نمایید.

8. متقاضی با توجه به نوع صورت‌جلسه و تصمیمات گرفته شده باید مدارک را در این قسمت بارگزاری نمایند.

9. باید متن صورت‌جلسه را آماده نموده و گزینه‌ی پذیرش نهایی را انتخاب کنید.

10. در نهایت باید متقاضی نسخه اصلی صورت‌جلسه و ضمائم آن را حداکثر به مدت سه روز کاری به آدرس تعیین شده ارسال نمایند.

مدت زمان ثبت تغییرات شرکت

بعد از ثبت صورت‌جلسه تغییرات شرکت در سامانه و پذیرش نهایی 3 روز فرصت دارید که مدارک را تحویل پست بدهید.

معمولأ اگر تمامی مراحل را بدون اتلاف وقت انجام بدهید ثبت تغییرات شرکت طی 10 روز کاری امکان پذیر است، کمتر از این زمان هم به دلیل اینکه صورت‌جلسات در اداره باید توسط کارشناس بررسی شوند غیرممکن است و از عهده شما و مؤسسات ثبت خارج است. برای اینکه در وقت خود صرفه جویی کنید بهتر است که از متخصصین مؤسسه ثبت کاف کمک بگیرید.

پیگیری ثبت تغییرات شرکت

به طور کلی مراحل به صورت آنلاین انجام می‌شود و بعد از تنظیم و تکمیل صورت‌جلسه تغییرات در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها و طی مراحل مورد نیاز، کد پیگیری به متقاضی داده می‌شود و او می‌تواند به صورت آنلاین پیگیر وضعیت باشد.

اگر به هر دلیلی در هر مرحله‌ای متقاضی این کد را فراموش کرد می‌تواند از طریق کلیک روی گزینه فراموشی کد پیگیری، با ورود برخی از اطلاعات و پاسخ به چند سوال، مجددأ وارد سامانه شود.

استعلام ثبت شرکت‌ها به صورت آنلاین و از طریق مراجعه سامانه ثبت اسناد و املاک کشور امکان‌پذیر است. باتوجه به اینکه هر شرکتی ممکن است در طول حیات خود دچار تغییراتی شود ضروری است که این تغییرات در سازمان ثبت شرکت‌ها ثبت ‌شود و آگهی آن در روزنامه رسمی کشور منتشر شود تا به اطلاع عموم برسد.

در سایت روزنامه رسمی کشور در بخش آگهی‌های قانونی، لیستی از آگهی‌های تغییرات شرکت‌ها وجود دارد که اشخاص ثالث می‌توانند با مراجعه به آن از آخرین تغییرات شرکت‌ها مطلع شوند. علاوه بر این یک نسخه فیزیکی از آگهی مربوط به شرکت، در اختیار شرکت قرار می‌گیرد و از طریق پست به نشانی شرکت ارسال می‌شود.

مراحل ثبت شرکت و ثبت تغییرات ممکن است برای بسیاری از افراد دشوار به نظر برسد. اگر به خوبی با روند و قوانین آن آشنا نباشید این کار می‌تواند شما را با موانع زیادی روبه‌رو کند و موجب تأخیر و هدر رفتن زمان و پول شود. علاوه بر این ممکن است یک تغییر جزئی در وضعیت شرکت منجر به ورود خسارت در آینده شود.

در نتیجه بهتر است قبل از هر اقدامی با یک مشاور و وکیل خبره در زمینه ثبت شرکت‌ها مشورت کنید و از او کمک بگیرید. مشاوره ثبت تغییرات شرکت می‌تواند به تسریع روند ثبت کمک کند و از بروز خطاهای احتمالی و ورود ضرر جلوگیری کند. بنابراین بهتر است کار خود را به متخصصین مؤسسه ثبت کاف بسپارید تا خیال‌تان از هر بابت راحت باشد.